RỦI RO TRUY THU THUẾ TNCN TỪ SAI SÓT KHI KÝ HỢP ĐỒNG THỬ VIỆC

Trong quá trình kiểm toán và rà soát hồ sơ thuế cho doanh nghiệp, một vấn đề chúng tôi thường gặp là việc xử lý thuế TNCN đối với người lao động trong thời gian thử việc.

Không ít doanh nghiệp có cách hiểu khá đơn giản: cứ là nhân viên thử việc thì khấu trừ 10% thuế TNCN. Cách xử lý này tưởng như an toàn và thuận tiện, nhưng trên thực tế lại có thể dẫn đến sai phương pháp khấu trừ nếu doanh nghiệp không xem xét đầy đủ bản chất của quan hệ lao động và hồ sơ ký kết với người lao động.

Điểm cần lưu ý là không thể chỉ dựa vào tên gọi “hợp đồng thử việc” để xác định phương pháp tính thuế TNCN. Doanh nghiệp cần xem xét người lao động đang ký hợp đồng thử việc độc lập hay thỏa thuận thử việc được thực hiện trong khuôn khổ hợp đồng lao động, đồng thời đối chiếu với thời hạn và bản chất của hợp đồng.

Doanh nghiệp thường sai ở đâu?

Một trong những sai sót chúng tôi gặp khá thường xuyên là doanh nghiệp ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên, trong đó có thỏa thuận về thời gian thử việc, nhưng trong giai đoạn thử việc lại áp dụng khấu trừ thuế TNCN 10% như đối với khoản thu nhập của cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.

Trong trường hợp này, nếu bản chất quan hệ lao động đã thuộc diện tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần thì việc áp dụng khấu trừ 10% riêng cho giai đoạn thử việc có thể dẫn đến sai phương pháp tính thuế.

Một trường hợp khác cũng cần đặc biệt lưu ý là việc sử dụng Cam kết 08/CK-TNCN. Trên thực tế, có doanh nghiệp cho người lao động ký cam kết chỉ để không phải khấu trừ 10% mà chưa kiểm tra đầy đủ điều kiện áp dụng.

Cam kết thuế không phải là thủ tục có thể sử dụng tùy ý. Người lao động phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại thời điểm cam kết. Nếu cá nhân không thuộc trường hợp được lập cam kết nhưng doanh nghiệp vẫn không thực hiện khấu trừ theo quy định, phần thuế chưa khấu trừ có thể trở thành vấn đề khi cơ quan thuế kiểm tra.

Thử việc độc lập và thử việc trong hợp đồng lao động cần được nhìn nhận khác nhau

Đây là điểm mà bộ phận nhân sự và kế toán cần phối hợp chặt chẽ.

Không nên chỉ nhìn vào việc người lao động đang trong thời gian thử việc để quyết định cách khấu trừ thuế. Cần xem xét toàn bộ hồ sơ từ thời điểm tuyển dụng, loại hợp đồng được ký, thời hạn hợp đồng, nội dung thỏa thuận thử việc và cách doanh nghiệp thực tế sử dụng lao động.

Đặc biệt, nếu hồ sơ nhân sự thể hiện người lao động đã được xác lập quan hệ lao động theo hợp đồng thuộc diện áp dụng biểu thuế lũy tiến, nhưng bảng lương và chứng từ khấu trừ thuế lại thể hiện doanh nghiệp xử lý như một khoản thu nhập của lao động thời vụ, sự không nhất quán này có thể trở thành điểm được cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Kinh nghiệm trong quá trình kiểm toán cho thấy, sai sót thuế TNCN thường không nằm ở một chứng từ riêng lẻ mà nằm ở sự không thống nhất giữa hồ sơ lao động, bảng lương, chứng từ khấu trừ và hồ sơ quyết toán thuế.

Hồ sơ thử việc cần được kiểm soát ngay từ đầu

Khi rà soát hồ sơ tiền lương, chúng tôi thường không chỉ kiểm tra bảng lương và số thuế đã khấu trừ mà còn đối chiếu với hồ sơ nhân sự.

Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hợp đồng thử việc hoặc thỏa thuận thử việc, hợp đồng lao động chính thức, thông tin đăng ký thuế của người lao động, hồ sơ liên quan đến người phụ thuộc nếu có, chứng từ chi trả thu nhập và các cam kết thuế được lập trong kỳ.

Đối với trường hợp áp dụng Cam kết 08/CK-TNCN, cần kiểm tra điều kiện của người lao động tại thời điểm lập cam kết và lưu hồ sơ làm căn cứ chứng minh việc doanh nghiệp không khấu trừ thuế là có cơ sở.

Việc này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, tuyển dụng liên tục hoặc có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và tuyển mới cao. Nếu không có quy trình kiểm soát thống nhất, sai sót rất dễ lặp lại qua từng tháng và tích lũy thành số thuế phải điều chỉnh đáng kể.

Rủi ro không chỉ dừng ở việc thiếu thuế TNCN

Khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp áp dụng sai phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp có thể phải xác định lại số thuế TNCN phải khấu trừ và kê khai, quyết toán lại theo quy định.

Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp còn có thể phát sinh tiền chậm nộp đối với khoản thuế thiếu. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN cũng có thể phải điều chỉnh.

Ngoài vấn đề về thuế, hồ sơ lao động và hồ sơ kế toán không thống nhất còn có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình thêm về tính đầy đủ, hợp lý của chi phí tiền lương và các khoản liên quan.

Đây là lý do chúng tôi thường khuyến nghị doanh nghiệp đừng đợi đến kỳ quyết toán thuế mới kiểm tra hồ sơ thử việc. Việc kiểm soát nên được thực hiện ngay từ thời điểm tiếp nhận người lao động và ký kết hồ sơ.

Doanh nghiệp nên rà soát gì?

Một quy trình kiểm soát hiệu quả không nhất thiết phải phức tạp. Quan trọng là bộ phận nhân sự và kế toán phải thống nhất cách xác định tình trạng hợp đồng của từng người lao động trước khi thực hiện khấu trừ thuế.

Doanh nghiệp nên đặc biệt rà soát các trường hợp người lao động đang thử việc nhưng đồng thời đã ký hợp đồng lao động chính thức, các trường hợp áp dụng khấu trừ 10%, các trường hợp sử dụng Cam kết 08/CK-TNCN và những hồ sơ có sự thay đổi từ thử việc sang lao động chính thức trong cùng kỳ tính thuế.

Nếu phát hiện việc khấu trừ thuế trước đây chưa phù hợp, doanh nghiệp nên đánh giá lại toàn bộ hồ sơ và số thuế liên quan thay vì chỉ điều chỉnh riêng một bảng lương hoặc một tháng phát sinh.

Trong kiểm toán, chúng tôi thường nói rằng: một sai sót về thuế TNCN hiếm khi bắt đầu từ lúc quyết toán. Nó thường bắt đầu từ một cách phân loại sai ngay khi người lao động được tuyển dụng.

Vì vậy, kiểm soát đúng ngay từ khâu ký hợp đồng thử việc sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể rủi ro truy thu, tiền chậm nộp và các vấn đề phải giải trình về sau.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT (VIETVALUES) 

Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM 

Hotline: 0919 696 168 

Website: www.vietvalues.com 

Email: admin@vietvalues.com

ZALO OA: https://zalo.me/1205575301328198469